Souveränität endet nicht am Serverstandort - Wenn die KI-Richtlinie Teil des Arbeitsablaufs wird

Digitale Souveränität wird meist als Frage nach dem Rechenzentrum verhandelt. Sobald KI in Arbeitsabläufe einzieht, kommt eine zweite Frage hinzu: Wer entscheidet im Prozess.

Bonn, 05.10.2026 - In Flow360.io fallen die Entscheidungen, welche Daten werden mit welcher KI-Verarbeitet, im Workflow selbst.

Souveränität entsteht im Arbeitsablauf

Unternehmen klären beim Einsatz von KI zunächst den Ort der Verarbeitung. Die schwierigere Frage stellt sich danach. Sie betrifft die Rolle, die ein Sprachmodell im laufenden Betrieb übernimmt. Flow360.io automatisiert wiederkehrende Arbeitsabläufe, in die Menschen zum Prüfen, Entscheiden und Freigeben eingebunden sind. Die KI liefert innerhalb dieser Abläufe ein Ergebnis. Über den nächsten Schritt entscheidet ein Mitarbeiter.

"Die Frage, wo Daten verarbeitet werden, ist nur die halbe Antwort. Genauso wichtig ist, wer im Prozess entscheidet. In Flow360.io bleibt diese Rolle beim Mitarbeiter, die KI liefert ihm eine Grundlage", sagt Maria Christina Bienek, Mitgründerin von Flow360.io.

Bestehende Systeme behalten ihre Aufgabe

Flow360.io setzt vor den Fachsystemen an, in denen Daten geführt werden. Das ERP, das CRM oder die Dokumentenablage bleiben für ihren Bestand zuständig. Der Workflow organisiert die Schritte davor, also die Abstimmung, die Prüfung und die Freigabe, und informiert alle Beteiligten über den Stand. Über Schnittstellen übergibt er das Ergebnis an das führende System.

Der AI-Node macht die KI-Anfrage zum definierten Arbeitsschritt

Mit dem AI-Node steht in Flow360.io ein Workflow-Element für KI-Anfragen zur Verfügung. Das Unternehmen legt darin bereits bei der Erstellung der Workflow-Vorlage fest, welches Modell zum Einsatz kommt, welcher Prompt gilt, welche Workflow-Daten in die Anfrage eingehen und wohin das Ergebnis zurückfließt. Die KI-Anfrage ist damit kein freier Dialog, sondern ein Schritt mit festem Rahmen, der sich prüfen und dokumentieren lässt.

Voreingestellt sind Sprachmodelle von Mistral AI, deren Infrastruktur in der Europäischen Union betrieben wird.

Ein Beispiel: Kontakte von der Messe

Messen und Fachveranstaltungen bringen in wenigen Tagen eine hohe Zahl neuer Kontakte. Verloren gehen sie meist nicht am Stand, sondern in den Wochen danach. Der Workflow in Flow360.io setzt bereits bei der Erfassung an. Mitarbeiter halten Kontaktdaten und Gesprächsinhalte direkt vor Ort fest.

Im nächsten Schritt ergänzt der AI-Node diese Angaben um öffentlich zugängliche Informationen von der Website des Kontaktunternehmens und verknüpft sie mit dem eigenen Leistungsportfolio. Auf dieser Grundlage entsteht ein Textvorschlag für ein personalisiertes Anschreiben, der zurück in den Workflow läuft. Die dokumentierte Entscheidung über die endgültige Fassung bleibt beim Mitarbeiter, ebenso die Freigabe. KI-gestützte Nachfassmails

Die KI-Richtlinie wird Teil der Workflow-Vorlage

Viele Unternehmen halten in einer KI-Richtlinie fest, welche Modelle zulässig sind und welche Daten ein Mitarbeiter übergeben darf. Im AI-Node werden diese Vorgaben Teil der Workflow-Vorlage. Das Unternehmen bestimmt einmal, welcher KI-Dienst für einen Prozess gilt und welche Daten aus dem Vorgang in die Anfrage eingehen. Wer den Workflow anschließend nutzt, arbeitet innerhalb dieses Rahmens. Ändern sich die Vorgaben, passt das Unternehmen die Vorlage an, und die Änderung gilt ab dem nächsten Durchlauf für alle Beteiligten. Welche Daten an welches Modell gegangen sind, lässt sich am Prozess nachvollziehen.

"Ein Unternehmen legt im AI-Node fest, welches Modell es nutzt und welche Daten es übergibt. Damit bildet es seine KI-Richtlinie im Arbeitsablauf ab, statt sie als Dokument zu verwalten", so Bienek.

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Flow360.io ist eine Workflow-Automation Software der com.plex GmbH, einem deutschen Unternehmen, das seit 1998 Software für mittelständische Unternehmen entwickelt, um komplexe Prozesse für Mitarbeiter zu vereinfachen. "com.plex things made simple"

Mit Flow360.io entwickelte die com.plex ein SaaS (Software as a Service), dass alle Erfahrungen aus über 20 Jahren Prozessmanagement bündelt. Flow360.io ist ein No-Code-SaaS für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, das seit 2021 in Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Branchenvertretern weiterentwickelt wurde. Mit Flow360 können Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse definiert, automatisiert und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebracht werden. Dies ermöglicht Unternehmen die vielfältigen Unternehmensanforderungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen, IT und Operations produktiver zu arbeiten und ihre Zeit nicht länger mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.

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