e-Rechnung - wesentliche Faktoren, die Unternehmen jetzt wissen müssen

Noch immer herrscht massive Verunsicherung zum Thema e-Rechnung. Dieser Artikel fasst die wesentlichen Faktoren zusammen, um die sich Unternehmen jetzt kümmern müssen.

Projektfabrik Briefing: e-Rechnung

Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Achtung: Handlungsbedarf - die nächste Stufe beginnt am 01.01.2027

Königstein im Taunus, 15.09.2026

Regulierung, Digitalisierung und steigende Compliance-Anforderungen verändern die Rechnungsprozesse von Unternehmen grundlegend.

Die entscheidende Frage für Geschäftsführung und Vorstand lautet deshalb nicht mehr:

"Müssen wir eine e-Rechnung einführen?"

Sondern:

"Sind unsere Prozesse, IT-Systeme und unsere steuerliche Compliance bereits darauf vorbereitet?"

Denn die nächste gesetzliche Stufe beginnt am 01.01.2027.

Der Hintergrund

Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits seit vielen Jahren etabliert. Seit 2011 werden elektronische Rechnungen grundsätzlich steuerlich gleichbehandelt, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Ein weiterer wichtiger Schritt war die Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G).

Seit dem 01.01.2025 gilt nun die neue Definition der E-Rechnung im B2B-Bereich. Eine einfache PDF-Datei ist seitdem grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes mehr. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Gleichzeitig gelten Übergangsregelungen.

Der aktuelle Stand: 15.09.2026

Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung - beispielsweise Papier oder PDF mit Zustimmung des Rechnungsempfängers - verwenden.

Ab 01.01.2027 wird es konkreter:

* Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
* Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz können die Übergangsregelung noch bis zum 31.12.2027 nutzen.
* Bestimmte EDI-Verfahren können ebenfalls nur noch bis Ende 2027 eingesetzt werden.
* Ab 01.01.2028 ist die Ausstellung einer E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich verpflichtend, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Wichtig: Bereits seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür reicht zunächst sogar ein E-Mail-Postfach.

Damit ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die eigene Rechnungslösung und die dahinterliegenden Prozesse auf den Prüfstand zu stellen.

Was kommt danach?

Die Digitalisierung der Umsatzsteuer endet nicht mit der deutschen E-Rechnung.

Mit ViDA - VAT in the Digital Age hat die EU 2025 ein umfassendes Reformpaket beschlossen. Ziel ist unter anderem eine stärker digitalisierte und zeitnahe Meldung von Umsatzsteuerdaten.

Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU sollen ab 01.07.2030 digitale Meldungen auf Basis elektronischer Rechnungen eingeführt werden. Die Entwicklung geht damit klar in Richtung eines europaweit stärker standardisierten und digitalisierten Umsatzsteuer-Reportings.

Für Unternehmen bedeutet das:

Wer seine Rechnungsprozesse heute nur für die deutsche Übergangsfrist optimiert, denkt möglicherweise zu kurz.

Die Formate

Eine E-Rechnung muss grundsätzlich die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.

In Deutschland sind insbesondere folgende Formate relevant:

* XRechnung
* ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme bestimmter Profile

Auch andere Formate bzw. EDI-Verfahren können zulässig sein, wenn die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und die erforderlichen Rechnungsdaten vollständig und strukturiert elektronisch verarbeitet werden können.

PEPPOL ist dabei kein eigenes Rechnungsformat, sondern ein europaweit genutztes Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente.

Warum ist das für Unternehmen wichtig?

Die E-Rechnung ist kein reines Buchhaltungsprojekt.

Sie betrifft regelmäßig:

* ERP- und Warenwirtschaftssysteme
* Finanzbuchhaltung
* Rechnungseingang und Rechnungsausgang
* Archivierung und Aufbewahrung
* Schnittstellen und EDI
* Stammdaten
* Freigabe- und Prüfprozesse
* Compliance und Verfahrensdokumentation
* IT-Sicherheit und Berechtigungskonzepte

Damit entstehen sowohl Risiken als auch erhebliche Chancen.

Das ist jetzt zu tun

1. Bestandsaufnahme durchführen

Prüfen Sie:

Welche Rechnungen empfangen und versenden wir heute - und in welchen Formaten?

Dabei sollten insbesondere ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung, EDI-Schnittstellen und Archivsysteme betrachtet werden.

2. Die eigene Timeline bestimmen

Die für Ihr Unternehmen relevante Frist hängt insbesondere vom Vorjahresumsatz und vom jeweiligen Geschäftsmodell ab.

Der 31.12.2026 ist für viele Unternehmen der nächste entscheidende Stichtag.

3. Prozesse und Systeme überprüfen

Können Rechnungen

* strukturiert empfangen,
* verarbeitet,
* geprüft,
* archiviert und
* revisionssicher recherchiert werden?

4. Kunden und Lieferanten einbeziehen

Stimmen Sie frühzeitig die verwendeten Formate und Übertragungswege mit Ihren Geschäftspartnern ab.

5. Übergangslösungen prüfen

Nicht jedes Unternehmen muss sofort seine gesamte IT-Landschaft umbauen.

Konvertierungs- oder Outsourcing-Lösungen können insbesondere als Brücke während der Transformation oder als Dauerlösung sinnvoll sein.

Machen Sie Chancen und Risiken sichtbar

Chancen

Unsere Erfahrungen aus B2B-Projekten zeigen, dass bei einem durchgehend digitalisierten Geschäftsprozess erhebliche Effizienz- und Kostenvorteile möglich sind. 50%-70% sind möglich.

Die E-Rechnung ist dabei nur ein Baustein einer durchgängigen Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Wer die gesetzlich erforderliche Umstellung ohnehin durchführen muss, sollte deshalb prüfen:

Welche weiteren Prozesse lassen sich gleichzeitig digitalisieren und automatisieren?

Dazu gehören beispielsweise:

* Rechnungseingang und -ausgang
* Freigabeprozesse
* Zahlungsverkehr
* Archivierung
* Stammdatenmanagement
* Reporting
* Schnittstellen zu Geschäftspartnern

Ein weiterer Hebel: Altdaten

Prüfen Sie gleichzeitig Ihre steuerrelevanten Altdatenbestände.

Nicht jede Information muss unbegrenzt gespeichert werden. Eine steuer- und datenschutzkonforme Konsolidierung und Löschung nicht mehr erforderlicher Daten reduziert Speicher-, Administrations- und Compliance-Aufwand.

Damit kann ein Teil der Investition in die Digitalisierung durch die erzielten Effizienzgewinne kompensiert werden.

Haben Sie an Outsourcing gedacht?

Nicht jedes Unternehmen muss sofort seine bestehende Infrastruktur vollständig umbauen.

Professionelle Konvertierungs- und E-Invoicing-Services können eine Übergangs- oder Outsourcing-Lösung anbieten.

Damit lassen sich beispielsweise bestehende Rechnungsformate in gesetzeskonforme E-Rechnungsformate überführen und über geeignete Übertragungswege an Geschäftspartner weiterleiten.

Je nach Volumen und Leistungsumfang sind solche Lösungen bereits zu relativ geringen Transaktionskosten ab ca. 0,30 € netto verfügbar.

Entscheidend ist jedoch die Gesamtbetrachtung:
Nicht nur die Transaktionskosten, sondern auch Integration, Archivierung, Compliance, Verfahrensdokumentation und langfristige Skalierbarkeit müssen berücksichtigt werden.

Risiken

Vorsteuerabzug nicht gefährden

Eine nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rechnung kann steuerliche Risiken verursachen, hier droht z.B. unter Anderem die Aberkennung des Vorsteuerabzuges.

Allerdings bedeutet die Einführung der E-Rechnung nicht automatisch, dass bei jeder nicht elektronisch ausgestellten Rechnung der Vorsteuerabzug verloren geht. Während der gesetzlichen Übergangsregelungen können weiterhin sogenannte "sonstige Rechnungen" zulässig sein.

Nach Ablauf der Übergangsfristen muss sichergestellt sein, dass die Rechnungsprozesse die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen.

Ignorieren ist deshalb keine Strategie.

IT- und Prozessrisiken

Jede Veränderung von ERP-, Buchhaltungs- oder Archivsystemen birgt Risiken.

Typische Problemfelder sind:

* fehlerhafte Schnittstellen
* unvollständige Daten
* falsche Formate
* fehlende Pflichtangaben
* unklare Verantwortlichkeiten
* nicht dokumentierte Prozesse
* fehlende Archivierung
* Medienbrüche (System A kann nicht mit System B kommunizieren)

Professionelle Planung und eine frühzeitige Umsetzung reduzieren diese Risiken erheblich.

Was bedeutet das für Ihre IT und Compliance?

E-Rechnungen müssen nicht nur erzeugt und übertragen werden.

Sie müssen auch ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Nach den aktuellen Vorgaben sind Rechnungen (deren Frist ab 01.01.2025 beginnt) grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form und unversehrt aufzubewahren.

Damit wird die Frage der Archivierung zu einem wesentlichen Bestandteil der E-Rechnungsstrategie.

Ein Rechnungs- oder Archivsystem muss deshalb insbesondere sicherstellen:

* Unveränderbarkeit der relevanten Daten
* Nachvollziehbarkeit
* Vollständigkeit
* Verfügbarkeit
* schnelle Recherche
* revisionssichere Aufbewahrung
* dokumentierte Prozesse

Für bestimmte Branchen können zusätzliche regulatorische Anforderungen hinzukommen.

Outsourcing entbindet nicht von der Verantwortung

Externe Dienstleister können Teile der technischen Umsetzung übernehmen.

Die steuerliche Verantwortung des Unternehmens bleibt trotz Outsourcing immer beim Steuerpflichtigen.

Die Auslagerung eines Prozesses bedeutet daher nicht die Auslagerung des Compliance-Risikos.

Geschäftsführung und Vorstand sollten deshalb nachvollziehen können:

Welche Daten werden wo verarbeitet, wie lange werden sie gespeichert und wie kann ihre Vollständigkeit und Unverändertheit nachgewiesen werden?

Altdaten: Kosten, Compliance und Löschung zusammen denken

Gerade bei historisch gewachsenen IT-Landschaften liegen häufig große Datenbestände in unterschiedlichen Systemen und Archiven.

Eine strukturierte Analyse kann aufzeigen:

* Welche Daten sind steuerlich relevant?
* Welche Daten müssen noch aufbewahrt werden?
* Welche Daten dürfen gelöscht werden?
* Welche Daten müssen migriert werden?
* Welche Daten können konsolidiert werden?

Neben Compliance- und Haftungsfragen können dadurch auch Speicher- und Betriebskosten reduziert werden. Auch die EU-DSG-VO verlangt hier striktes Handeln.

Auch der ökologische Effekt sollte nicht unterschätzt werden: Weniger unnötig gespeicherte Daten bedeuten grundsätzlich weniger Ressourcen- und Energieverbrauch.

Revisionssicherheit und Auditierbarkeit

Steuerrelevante Daten müssen so aufbewahrt werden, dass ihre Unverändertbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet werden kann.

Ein wesentlicher Bestandteil ist dabei die Verfahrensdokumentation.

Sie ist eine elementare Anforderung des Fiskus und Bestandteil des laufenden Compliance-Managements.

Unser Rat:

Beziehen Sie frühzeitig

* Steuerberater,
* Wirtschaftsprüfer,
* interne Revision,
* IT-Verantwortliche und
* gegebenenfalls externe Compliance- bzw. Rechtsexperten in die Umsetzung ein.

Fazit

Die E-Rechnung ist weit mehr als die Ablösung einer PDF-Datei.

Sie ist ein Einstieg in einen vollständig digitalisierten Rechnungs- und Geschäftsprozess - und gleichzeitig ein weiterer Baustein der zunehmenden digitalen Steuer- und Compliance-Kontrolle.

Der richtige Zeitpunkt zum Handeln ist jetzt.

Denn der nächste wichtige Stichtag ist bereits:

01.01.2027

Wer die Umstellung nicht nur als Pflicht, sondern als Digitalisierungsprojekt versteht, kann Compliance, Effizienz und Kostenoptimierung miteinander verbinden.

Heute die Anforderungen erfüllen.
Morgen effizienter arbeiten.

Über den Autor

Klaus Schwägerl ist seit 1989 Managementberater und Interim Manager mit Schwerpunkt auf C-Level- und Executive-Mandaten.

Als Geschäftsführer der Die Projektfabrik GmbH in Königstein im Taunus arbeitet er mit einem internationalen Netzwerk von rund 340 Senior-Experten. In komplexen IT-, Transformations-, M&A- und Compliance-Mandaten unterstützt er Unternehmen insbesondere bei Migrationen, kritischen IT-Projekten, Prozessoptimierung und der Umsetzung regulatorischer Anforderungen.

Ein wesentlicher Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Verbindung von IT, Compliance und Managementverantwortung. Dabei geht es auch um die Identifikation und Reduzierung von Haftungsrisiken für Vorstände und Geschäftsführer sowie um die Sicherstellung steuerlicher und regulatorischer Compliance.

Seine Mandate werden regelmäßig durch Fachanwälte aus seinem Netzwerk und Wirtschaftsprüfer begleitet.

Klaus Schwägerl ist außerdem Head of IT-Services bei Saxum Global, einem internationalen Netzwerk von Anwälten und Steuerexperten, sowie seit Februar 2026 Management & Leadership Advisor bei Mjoelnir Capital.

Disclaimer

Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Weder der Autor noch Die Projektfabrik GmbH sind zur individuellen steuerlichen oder rechtlichen Beratung befugt.

Die dargestellten Inhalte beruhen auf den Erfahrungen des Autors und seines Teams aus zahlreichen IT-, Transformations-, M&A- und Compliance-Mandaten und dienen ausschließlich der allgemeinen Information. Für die Beurteilung der konkreten Situation eines Unternehmens sollte fachkundiger steuerlicher und rechtlicher Rat eingeholt werden.

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Die Projektfabrik GmbH ist ein virtuell organisiertes, International operierendes Netzwerk von 340 Senior Experten. Dabei übernehmen wir als Generalunternehmer Projekte. Unser Motto: Wir haben immer das richtige Team für Ihr Projekt. Primär liegt unser Fokus auf der C-Level Ebene. Haftungsreduktion ist hier ein sehr wichtiger Faktor für unseren Erfolg und die Anerkennung unserer Leistungen. Für diverse Produkte haben wir IT Innovationspreise erhalten. So für unseren European Payments and B2B Hub und ProArchiv die Lösung für steuerliche und regulatorische Compliance.

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